ERP系統能為印包企業(yè)帶來(lái)什么？

ERP系統能夠保證信息傳遞的準確性和及時(shí)性，有效提高工作效率，這個(gè)作用是顯而易見(jiàn)的。但企業(yè)的良性發(fā)展，既要有效率還要有控制，平衡兩者的關(guān)系也至關(guān)重要。ERP系統能夠提高企業(yè)的控制力嗎？ERP系統對內控系統的建設能帶來(lái)哪些幫助？筆者認為，合理完整的內部控制應包括控制環(huán)境、風(fēng)險評估、控制活動(dòng)、信息與溝通、監控等多個(gè)方面。

營(yíng)造精益環(huán)境

有效提高員工的誠實(shí)性，這是我們常說(shuō)的企業(yè)文化層面的內容。作為信息管理系統，ERP系統似乎與之沒(méi)有直接關(guān)系。但隨著(zhù)ERP的建立，員工所有的工作行為都將有跡可循、有所制約，這將有益于塑造誠信的企業(yè)文化。同時(shí)，ERP還固化了許多標準化的工作程序，如按照生產(chǎn)計劃與庫存情況精確采購、在多品種小批量訂單模式下合理安排生產(chǎn)任務(wù)等程序，極大地提高了員工的勝任能力，有效推進(jìn)企業(yè)從粗放式管理向集約化管理的轉變。

此外，ERP系統還對企業(yè)內部風(fēng)險發(fā)揮著(zhù)重要作用。ERP里有一部分報表與流程是專(zhuān)門(mén)用以分析內部風(fēng)險的，例如庫存上下限的分析、生產(chǎn)進(jìn)度分析、業(yè)務(wù)訂單的履約能力與贏(yíng)利能力分析等。而對于一些操作性風(fēng)險，如交貨期推遲、生產(chǎn)物資供應不及時(shí)、產(chǎn)品質(zhì)量存在問(wèn)題、生產(chǎn)成本波動(dòng)較大等，ERP也可以得出量化的指標。通過(guò)對這些內部風(fēng)險的有效識別和分析，印刷企業(yè)可以及時(shí)采取應對措施。

實(shí)施有效控制

ERP系統的建立可以幫助印刷企業(yè)建立一些標準化的控制程序，使一些受人為因素影響較大的或者人工操作難以實(shí)現的要求得以有效落實(shí)。例如業(yè)績(jì)評價(jià)就可以將實(shí)際業(yè)績(jì)與經(jīng)營(yíng)指標、財務(wù)指標等不同標準進(jìn)行比較。

在控制活動(dòng)中，還有很關(guān)鍵的一環(huán)就是實(shí)現“不相容職責分離”，如授權、執行、記錄、監督等不能由同一人兼任。ERP系統就有著(zhù)清晰的職責劃分與授權體系，印刷企業(yè)完全可以遵循ERP的脈絡(luò )完成這項控制活動(dòng)。

同時(shí)，ERP系統還是一個(gè)提供內部信息、規范內部信息的系統。印刷企業(yè)合理使用ERP，可以借助ERP系統擬定相關(guān)制度，并以ERP系統為載體，將制度和數據運行于企業(yè)的各項經(jīng)營(yíng)管理活動(dòng)中。通過(guò)ERP系統的運行，員工將更好地了解企業(yè)的管理制度，了解自身的工作職責，了解其工作如何與前后工序的人員進(jìn)行銜接等，規范地參與到企業(yè)的業(yè)務(wù)流程中。

持續監督管理

持續監控存在于印刷企業(yè)的每項日常業(yè)務(wù)活動(dòng)中。如果沒(méi)有ERP系統，企業(yè)的監控活動(dòng)就存在較大的盲目性和隨機性，沒(méi)有科學(xué)的標準，要么流于形式，難以發(fā)揮應有作用；要么幾方各持己見(jiàn)，難以達成共識。通過(guò)建立ERP系統，各職能部門(mén)的業(yè)務(wù)活動(dòng)形成了有機的整體，并建立了天然的相互制約和監控。如ERP系統中的生產(chǎn)計劃銜接業(yè)務(wù)與生產(chǎn)部門(mén)，物資需求銜接生產(chǎn)與采購部門(mén)、資金計劃銜接業(yè)務(wù)部門(mén)與財務(wù)部門(mén)，以翔實(shí)的記錄為依據，以科學(xué)制訂的計劃為準繩，就可以實(shí)現相互之間持續有效的監控。

可以說(shuō)，ERP系統影響著(zhù)內控建設的每一個(gè)方面。但是上了ERP系統，并不代表實(shí)施了有效控制，只有用好ERP系統，才能更好地提高企業(yè)的控制力，使企業(yè)在快速發(fā)展的道路上走得更穩、更遠。